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中小企业该如何建设最合适自己的档案密集柜档案室

  本信息已被阅读:2703次,发布时间:2013/5/26 页面地址:http://41torrey.com/x.asp?id=254
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  随着中小企业对企业各类档案如:文书档案(包括行政管理档案、生产管理档案)、科技档案(包括产品档案、基建档案、科研档案)、会计档案、人事档案、客户档案等的重视越来越多的企业都都要建立专门存放这些档案的档案密集柜,中小企业该如何建设最合适自己的档案密集柜档案室。
  一、建设筹备工作分析
  企业是个已有三年发展过程的小型企业,因为要参加企业档案评估工作,企业领导决定建立一个独立的档案室,一则可以完成企业上等级评估的需要,二则也能满足企业未来发展必须的建档工作。
  (一)要成立档案建设与管理工作领导小组,确定主管领导人,确定档案管理具体工作管理人员。
  (二)选择档案室地址和规划办公空间。
  考虑到企业的实际情况,企业档案室无法达到《档案馆建筑设计规范》(试行)的要求,但下面几个方面必须注意:(1)档案室必须专用,不能与办公室合用,也不能同时存放其他物品;(2)档案室必须坚固,至少应是正规的建筑物,不能是临时建筑;(3)档案室应远离火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防光等基本要求。因此,全木质结构房屋不宜作档案库房使用,一般的地下室也不能作档案库房使用。库房门窗应有较好的封闭性,而且最好是人流量较少的地方为佳。
  考虑到办公空间的具体面积不会大,可以分成两个区域:一个为档案放置区域,安排远离门窗的地方,其中放置几排档案柜;一个为办公区域,放置一套桌椅,为管理员办公处所。
  (三)购置档案室设备与办公物品。
  程序:列出购置清单------提交领导审批------发出询价函-----购物验收------入库登记。
  设备与装具:
  铁皮柜。因为是企业内综合档案室空,不必购买密集柜,根据现有档案数量,及未来三年的档案发展数量,适当购买几排铁皮柜。
  卷皮、卷盒、照片档案芯页、档案盒、档案袋、复印纸张等。
  调机、臭氧消毒机、计算机、去湿机、复印机、吸尘器、温湿度自动记录仪、装订机。
  消耗品:即用于保管工作的易耗低值物品。如防霉防虫药品、吸湿剂、各种表格及管理性的办公用品等。
  档案室的物质条件(装备)是档案室建设与管理工作赖以进行的物质基础。但购置配备这些物质装备又受到财力的制约。因此档案室应根据自身工作的需要和现实的经济实力,本着实事求是的态度和合理、有效、实用、节俭的原则进行配置。
  二、给企业档案进行分类,并提交领导审核,以后就必须按照这个分类实施,不做随便更动。
  因为该企业属于工业用品生产企业,档案可以分为如下几类:文书档案(包括行政管理档案、生产管理档案)、科技档案(包括产品档案、基建档案、科研档案)、会计档案、人事档案、客户档案等。
  三、健全档案室管理制度
  (一)档案室基本工作内容及其相应的技术方法大体有以下几方面:
  1.进出库制度
  库房是保存档案的重要场所,因此必须对进出库房的人员及其进出的方式、时间、要求等进行必要的限制并做出专门的规定。这种专门规定的内容也就是进出库制度的主要内容。一般情况下,库房只允许档案工作人员进入,非档案工作人员原则上不允许进入库房,如工作需要(如维修库房及其设备等)必须进入时也应有档案工作人员陪同并始终相伴。档案工作人员进出库房也应有相应的限制性规定,如非工作时间内一般不允许进入库房,在库房内不允许从事与库房管理工作无关的活动,更不允许在库房内吸烟、喝水、吃东西。库房中无人时必须关灯、关窗、库房门上锁。
  2.库房温湿度控制
  具体措施有三种,可以同时或交叉使用:(1)使用增温、增湿或降温、降湿等机械设备进行调控,使原有温湿度有所改变。这种方法的运用也需配以适当的封闭性措施方能奏效,如关紧门窗并在门窗缝隙处加密封条。(2)利用库房内外温湿度的差别,采用打开门窗或排风、换气扇等方法进行自然通风,用库房外的自然温湿度来改变调节库房内的温湿度,从而使库房内的温湿度与库房外的自然温湿度渐趋一致和均衡。采用这训方法的局限性很大,一般只能在库房外温湿度比库房内温湿度更接近于适宜温湿度指标时方能进行,而且必须随时把握调整通风的时机、时间、长短、强度等。(3)采用一些更为简便的人工方法来对库房温湿度进行调整。如在库房地面撒水,放置水盆、湿草垫,挂置湿纱布、麻绳等以适当增湿;在库房中或装具内放置木炭、生石灰、氯化钙、硅胶等物品,以适当降湿。这种方法的效果只能是局部的,并且很有限。
  3.“八防”措施
  档案保管工作中常说的“八防”,一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。这“八防”基本上囊括了对档案实体可能造成的自然和人为的因素,是库房管理工作的重要内容。做好“八防”工作需要采取一系列防护性措施,并在工作中注意一切与此有关的问题。
  防火——要求在装具及照明灯具的选用、其他电器及其线路的安装等方面消除隐患,必须按消防规定在库房中配备性能良好、数量足够的灭火器材,在条件允许的情况下,安装防火(烟雾)报警器和自动灭火装置。
  防水——要求库房所处地势不能过低,库房内及附近不能有水源,库房选址应远离易发洪水的地点,位于较有利的防洪地段。
  防潮——与库房温湿度尤其是湿度控制密切相关,在库房湿度过大时应及时进行调整。
  防霉与防虫——两者关系密切且与防潮有密切关系,要求对档案文件进行定期检查并放置防霉、防虫药品。
  防光——要求库房尽可能全封闭(即无窗),若有窗户也应尽可能小一些,并安装磨砂玻璃、花纹玻璃或带颜色的玻璃并配置窗帘,尽量遮避户外日光中的紫外线照射。照明灯具应使用白炽灯并加乳白色灯罩,灯泡最好是磨砂灯泡。不允许使用日光灯(荧光灯)作为库房照明灯具。
  防尘——要求装具的封闭性好并须寻库房及装具等定期进行清扫擦拭,保持清洁。
  防盗——要求库房门窗坚固,进出库房随时锁门,并尽可能安装防盗报警装置。
  4.库房与装具的有序化
  库房内装具的编号方式一般按保管机构或库房房间为单元进行,每一单元内的所有装具按某一排列走向和顺序依次编列号(排号)、柜架号、格层号(箱号),其号码一般也采用阿拉伯数字。
  装具在库房中的排放方式应考虑方便管理和充分利用库房空间等因素。一般不宜紧贴墙壁,尤其是不能紧贴有窗户的墙壁。装具每一列的走向应与窗户所在墙壁垂直,以避免户外光线的直接照射。各列之间的距离不宜过宽或过窄,一般以工作人员能进行正常工作为宜。
  5.档案在装具中的存放方式
  档案在装具中的存放方式有竖放和平放两种。竖放时案卷的脊背朝外,工作人员可以直接看到卷脊上的档号,调卷还卷比较方便,因此档案室采用竖放方式的居多。平放比竖放更有利于保护档案,其空间利用率也稍大些,但其缺陷是存取不太方便,并需在每一摞夹一纸条或卡片标明其起止卷号,因而这种方式多用于保管珍贵档案,以及卷皮质软、幅面过大、不宜竖放的档案。平放应适当控制叠摞的高度,一般以不超过40厘米为宜。
  6.档案存放秩序的维护与管理
  在安排一个全宗内案卷排列次序时,必须严格按照全宗内既定的分类体系和案卷的顺序号进行,以保持案卷之间的联系。当确定了全宗和案卷的排放次序以后,就可以组织上架(柜、箱)存放。存放的次序应根据装具的编号次序进行。档案在库房及装具中的存放秩序实际上就是档案实体的管理秩序,即档案实体管理秩序的具体体现形式。因此,维护档案实体秩序的保管工作也就主要体现为对档案存放秩序的日常维护和管理行为。
  7。定期检查、清点
  这是库房管理的一项制度化措施。定期检查的内容重点在档案的理化性状,以发现是否有霉变、虫蛀等现象和迹象发生,库房中是否有潜在的隐患等危险因素存在,以及档案的调出和归还是否履行了严格的手续,实体秩序是否受到破坏、出现了混乱,是否有长期使用未归还的案卷,等等。定期清点的目的则在于及时发现实体秩序的错乱现象及档案丢失或去向不明等问题,并随手予以纠正,使档案实体严整有序。尤其在搬迁或突击性的大规模利用之后,清点工作尤为重要。一般说来,定期检查的周期应短一些,可以月、季、节假日为周期。定期清点的周期应比定期检查的周期长一些,一般以年或几年为周期,但在档案发生大规模变动的情况下应及时清点。
  8.建立和完善一系列的档案室管理性文件
  比如:档案室管理人员工作职责、档案室管理制度、档案室借阅制度、档案事保管制度、档案归档制度、档案鉴定与销毁制度、档案移交清单、档案销毁清单等等。
  四、严格按照规章制度进行档案室的日常管理工作。

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